Awal Proses Pekerjaan Bidang Project Engineering
Untuk menjalankan
operasionalnya perusahan-perusahan Owner bidang oil & gas maupun
mining pastilah membutuhkan pabrik/smelter untuk mengolah berbagai bahan
tambang atau instalasi untuk memproduksi minyak/gas.Untuk membuat
pabrik/smelter atau Instalasi2 tersebut perusahan Client/owner tidak
membangun sendiri tetapi menggandeng kontraktor dengan cara
tender.Kontraktor yang menang tentunya yang akan mengerjakan proyek
tersebut, dan setelah proses tender selesai perusahaan kontraktor
membentuk tim project yang terdiri dari project manager dan Sekretaris
project, para engineer, designer, drafter dan tentunya document
controller. Setelah ditanda tanganinya kontrak pekerjaan project
Engineering oleh kontraktor dengan perusahaan Client kemudian
diadakannya Kick of meeting sebagai awal dimulainya pekerjaan project
engineering . Adapun yang dibahas dalam meeting tersebut antara lain :
Mengenai timeline (Jangka waktu pelaksanaan pekerjaan project)
Standard Operating Prosedur (SOP) Pekerjaan project
Penetapan prosedur standar baku Pengelolaan dokumen seperti penomoran, revisi, dan status dokumen
Penyampaian Progress report (Weekly/Monthly)
Teknis Pekerjaan Document Controller
Dalam sebuah tim project posisi document controller
biasanya langsung dibawah project manager dan sejajar dengan para
engineer serta sebagai penghubung antara kontraktor dan perusahaan
Client dalam hal keluar masuknya dokumen.tugas utama dari seorang
document controller dalam hal ini adalah mengelola,mengendalikan
dan mendistribusikan serta mengupdate keluar masuknya dokumen baik yg
di terima ataupun dikirim dari klien maupun kontraktor yang mencakup
informasi mengenai judul,nomor,revisi,dan progress status dari awal
sampai final.yang perlu digarisbawahi di sini adalah document
controller bukan merupakan staff administrasi tetapi bagian langsung
dari sistem pekerjaan project engineering itu sendiri, posisinya
disejajarkan dengan para engineer karena document controller di tim
project bertanggung jawab langsung kepada Project Manager.Maka tidak
mengherankan jika di suatu project yang berskala menengah dan besar
seorang document controller ada yang backgroundnya dari sarjana teknik.
1.Pembagian Jenis Dokumen Project Engineering
Ada 2 macam tipe dokumen yang dihasilkan dari pekerjaan Project
engineering yakni dokumen Report dan dokumen drawing/gambar dan bidang
Engineering sendiri terdapat beberapa discipline ilmu yang sudah sangat
familier di bidang teknik yakni :
Civil/Structure,Piping,Process,Instrument,Mechanical,dan Electrical.
Dari masing2 discipline tersebut terdapat beberapa kategori dokumen
antara lain : List,Calculation datasheet,MTO (material take off),Design
Criteria/basis,Philosophy.kemudian dibagi lagi perjudul misal yang
termasuk Calculation : Control Valve,Flow Element,Pressure Safety
Valve.dari judul ini nantinya di jadikan dasar untuk penomoran dokumen.
Sedangkan untuk data yang berbentuk Drawing dibagi berdasar discipline
misalnya ada drawing mechanical,drawing electrical,drawing civil dll.
dan masih dibagi lagi : Drawing isometric,P&ID
Untuk lebih memudahkan dalam memahami pembagian jenis dokumen ini bisa di buat tabel sebagai berikut :
DISCIPLINE
| |||||
Civil/Structure
|
Instrument
|
Electrical
|
Piping
|
Mechanical
| |
A.REPORT
|
1.Calculation
|
1.Calculation
|
1.Calculation
|
1. MTO
|
1.Calculation
|
-Shelter Structure
-Chemical Pump
-Crane Structure
|
-Flow Element
|
-Lighting Calculation
-Cable Sizing
|
-Material Take Off
|
-Chemical Tank Wall
| |
2.Data Sheet
|
2.Data Sheet
|
2.Data Sheet
|
2.Data Sheet
|
2.Data Sheet
| |
-Two Way Valve
-Control Valve
|
-Flow Transmitter
-Flow Element
|
-Lighting
-Electric motor
|
-Pipeline Datasheet
-Piping Data sheet
|
-Chemical Tank
| |
3.Design Criteria
| |||||
B.DRAWING
|
-Typical Pipe Support
-Civil General Notes
|
-Loop Diagram
-Control Room
|
-Lighting Layout
-Cable Tray layout
|
-Isometric
-Plot Plan
|
Sumber: https://sepsepoy-engineering.blogspot.com/2016/03/job-description-sebagai-dokumen-kontrol.html?showComment=1611133852241#c2290762095834667651
2.Keterangan Yang Terdapat Pada Dokumen & Drawing Engineering
Pada dokumen atau drawing terdapat kolom yang beri keterangan sebagai berikut :
a.Judul Dokumen
judul diambil dari nama project dan jenis dokumen
b.Nomor Dokumen/Drawing
Tidak ada standar yang baku dalam penomoron
dokumen maupun drawing ini. Ada penomoran dokumen dan drawing mengikuti
yang sudah ada dari perusahaan owner..ada yang hasil kesepakatan
sebelumnya antara kontraktor dan perusahaan owner. Namun yang umum kode
penomoran dokumen maupun drawing ini dengan cara kombinasi huruf nama
project dan discipline serta jenis dokumen baru kemudian nomor urut
sebagai contoh :
-Report Civil Calculation : RW-CV-CAL-001 (RW=Nama Project, CV=Civil, CAL=Calculation, 001=nomor urut)
c.Status Dokumen
Status Dokumen ini menunjukan tingkat penyelesaian pekerjaan dari awal sampai akhir yang di setujui oleh Perusahaan owner.
Status dokumen ini biasanya menggunakan kode abjad ,sebagai contoh :
- IDC : Internal Discipline Check
- IFR : Issued for Review
- IFA : Issued for Approval
- AFC : Approved for Construction
- ABD : As built Drawing
d.Revisi Dokumen
kode revisi yang dipakai pada umumnya adalah angka misal : Rev 1,Rev.2 Rev.3 dst
e.Tanggal Dokumen
tanggal dokumen menunjukkan kapan diterbitkan/dibuat
Contoh Cover Dokumen Project
Nama Project
Gabus Development Poject
| ||||
Judul Dokumen
Chemical Tank Wall Thickness Calculation
| ||||
Perusahaan Owner
|
No Dokumen
|
Revisi
|
Status
|
Nama Kontraktor
|
GB-ME-CAL-001
|
Rev.1
|
IFC
|
Contoh Format Drawing
Drawing content
|
Perusahan owner
| |
Kontraktor
| ||
Nama Project
| ||
Gabus Development Poject
| ||
Tanggal : 20-05-2006
| ||
Judul
|
Status
| |
Junction Box Arrangement
|
IFC
| |
Nomor Drawing : GB-IN-PLT-001
|
REV.2
|
Untuk status dokumen ataupun drawing selain mengisi kolom juga dikasih stempel.
Ini dilakukan untuk mempermudah kontrol dokumen/drawing yang lagi beredar atau dikerjakan.
3.Proses Kerja Document Controller dalam Tim Project Engineering
Tahap
awal Ketika document controller menerima dokumen ataupun drawing dari
Engineer civil untuk pekerjaan civil misalnya ,di catat tanggalnya
kemudian mengedarkannya buat internal discipline check kepada semua
Discipline Engineer untuk di mintakan komen atau cek apakah perlu ada
perubahan..kemudian setelah dicek oleh semua discipline Engineer
,dikembalikan lagi kepada document controller untuk di di kembalikan
lagi oleh Engineer civil untuk diperbaiki.Setelah ada perbaikan dari
Engineer civil tersebut di serahkan kembali kepada Document controller
untuk dikirimkan dengan Pengantar yang dinamakan transmittal kepada
Perusahaan Client untuk di Review sehingga status dokumennya dari IDC ke
IFR dan seterusnya sampai dengan status dokumennya AFC.Jika terdapat
komen atau belum di setujui dari Perusahaan Client tinggal dinaikkan
revisinya.
Untuk mempermudah Pekerjaan seorang Document Controller sangat
memerlukan Tools.Mengingat dokumen dan drawing yang di pegang oleh
Document Controller bisa puluhan dokumen dan ratusan judul drawing
tergantung dari besar kecilnya scope project.Tools ini sangat dibutuhkan
oleh document controller untuk membantu merekam aktifitas keluar
masuknya document baik yg dikirim maupun yang diterima dari perusahaan
Client yang mencakup informasi mengenai discipline,judul dan nomor
dokumen,tanggal dikirim/diterima,status dokumen,revisi maupun komen.
Sampai dengan saat ini belum ada software yang baku di bidang Document
controller mengingat setiap kebutuhan pekerjaan yang berbeda dari setiap
kontraktor,namun ada satu software yang sudah banyak dipake yakni
Documentum.akan tetapi masih lebih banyak tools yang dipake dengan basic
Excel atau Ms Access ,meski ada juga yg menggunakan software dengan
cara custom. Tools dengan basic Excel ini yang dinamakan Master
Deliverables Register (MDR).MDR Inilah yang berfungsi untuk mencatat
keluar masuknya dokumen dan drawing baik yang dikirim maupun yang
diterima oleh kontraktor dari Client.Jika suatu saat ada permasalahan
pertama2 yg dicek adalah MDR ini.
Contoh : Master Deliverables Register (MDR)
No
|
No Document
|
Title
|
IDC
|
IFR
|
IFA
|
AFC
|
ABD
|
Status
|
Comment
|
MECHANICAL
| |||||||||
CALCULATION
| |||||||||
GB-ME-CAL-001
|
Chemical Tank Wall Thickness Calculation
|
1/3/15
|
4/3/15
|
7/3/15
|
9/3/15
|
IFC
| |||
DATASHEET
| |||||||||
GB-ME-EDS-001
|
Chemical Tank
|
1/3/15
|
4/3/15
|
7/3/15
|
9/3/15
|
IFC
|
Setelah dokumen dan Drawing sampai pada status AFC dan sudah di setujui
oleh Perusahaan Client maka dokumen tersebut sudah Final yang digunakan
pada masa konstruksi. Dan setelah masa Kontruksi selesai dokumen
tersebut berubah menjadi As Built.yang dimaksud dengan As Built adalah
dokumen tersebut sudah sesuai dengan kondisi/konstruksi di lapangan.
4.Penataan/Filing System Document Project Engineering
Untuk Penataan Dokumen dan Drawing yang sudah Final/As Built yang
Hardcopy lebih mudah berdasarkan nama project dan diurutkan berdasarkan
discipline. Sedangkan untuk Softfile Pdf disimpan berdasarkan Hirarki
Folder discipline dan jenis dokumen.
Posisi Document Controller dalam tim project sangatlah penting dan
dibutuhkan, karena selain sebagai pusat informasi ,mengontrol keluar
masuknya dokumen, juga mengontrol dokumen progress pekerjaan dari tim
project yang telah di submit sebagai dasar untuk melakukan penagihan
kepada Client.Maka bisa di bayangkan jika pekerjaan project engineering
tampa adanya document controller pasti pekerjaan project tidak akan akan
berjalan dengan baik karena tidak terkontrolnya dokumen/drawing
sehingga berakibat project tidak berjalan sesuai dengan
schedule/terlambat dan konsekuensinya kontraktor bisa kena pinalti.
Sumber : https://sepsepoy-engineering.blogspot.com/2016/03/job-description-sebagai-dokumen-kontrol.html?showComment=1611133852241#c2290762095834667651